روابط عمومی یا به عبارت دیگر «مهارت های برقراری ارتباط»، از جمله مهمترین سیاست های کاری محسوب میشود که علاوه بر تجربه و مهارت های فنی، لازمه موفقیت در هر شغلی است. دیوید پارنل (David Parnell) نویسنده و مشاور حوزه ارتباطات، معتقد است مهارت برقراری ارتباط یعنی «داشتن صفات مختلفی که فرد به واسطه‌ی آنها قادر است به خوبی با دیگران تعامل و ارتباط داشته باشد». اما مهمترین مهارت های ارتباطی لازم برای موفقیت چیست و چگونه میتوانیم آن را در خود تقویت کنیم؟
در این مقاله سعی شده است مهمترین مهارت های ارتباطی لازم برای موفقیت شغلی که به آن نیاز دارید به طور کامل بیان شود. برای آگاهی از این مهارت ها تا پایان این نوشته با ما همراه باشید.
اهمیت و ضرورت تسلط بر مهارت های ارتباطی در محیط کار
امروزه مهارت های ارتباطی، یکی از موضوعات بسیار مهم و مطرح برای بهینه سازی تعامل افراد در محیط کار است. اما واقعیت این است که هنوز بسیاری از ما در مورد چگونگی برقراری ارتباط با همکاران و مشتری ها اطلاعات کافی نداریم. غافل از اینکه مهارت های ارتباطی در محیط کار به اندازه تسلط بر فن آوری های جدید، در موفقیت کسب و کار اهمیت دارد.
متاسفانه بسیاری از افراد توانایی بیان خواسته ها و نیازهای خود به شیوه صحیح را ندارند. عدم توانایی برای بیان درخواست ها یا به عبارت دیگر نداشتن مهارت ارتباطی مؤثر در محیط کار، نه تنها به کارمندان آسیب میرساند، بلکه در مواردی شرکت را نیز متحمل ضررهای سنگینی میکند.
چراکه اگر کارمندان با یکدیگر و یا با مدیر خود تعامل مؤثری نداشته باشند، بهروری به طور کلی کاهش می یابد. اما مهارت های ارتباطی به افراد کمک میکند که بتوانند چالش های و تنش های محیط کار را به درستی مدیریت نمایند و در مواجه با مشکلات آرامش خود را حفظ نموده و در صدد حل مشکل برآیند.
در ادامه راهکارهایی معرفی شده است که با به کارگیری آنها میتوانید به شیوه ای صحیح با همکاران و مدیران خود تعامل کنید.
تقویت مهارت خوب گوش دادن
بسیاری از ما شنوندگان خوبی نیستیم! به جای اینکه به حرف های طرف مقابل به دقت گوش دهیم و درخواست او را بدانیم، صحبت او را قطع کرده و پاسخ خود را بیان میکنیم. سرعت در پاسخگویی، بدون توجه به حرف مخاطب و صرفاً بر اساس برداشت های شخصی، علاوه بر اینکه باعث میشود طرف مقابل حس خوبی نداشته باشد، باعث به وجود آمدن اختلال در محیط کار میشود. پس لازم است ابتدا با دقت و به طور کامل به حرف های مخاطب خود گوش دهید و سپس بر اساس درخواستی که از شما دارد، پاسخ و راه حل خود را ارائه دهید.
توجه به لحن صحبت کردن
با گسترش فضای مجازی، استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل، پیام رسان ها و نرم افزارهای مدیریتی در محیط های کاری به طور چشم گیری افزایش یافته است. این ابزارها اگرچه در برقراری ارتباط سریع با کمترین هزینه، بسیار مؤثر هستند. اما نمیتوانند لحن مخاطب را به خوبی منتقل کنند. از این رو ممکن است مثلا شما مطلبی را به شوخی به مخاطب خود بگویید اما او صحبت شما را نوعی بی احترامی تلقی کند و دچار سوء تفاهم شود.
برای حل این مساله لازم است اطمینان حاصل کنید که پیام شما کاملاً واضح است و هیچ برداشت دیگری به غیر از موضوع مورد نظر شما از آن نمیشود. بهتر است هنگام تایپ کردن، تمرکز کافی داشته باشید و پس از نوشتن و قبل از ارسال پیام، جملات خود را یکبار به طور کامل بخوانید.
جدا کردن بحث دوستی از کار
بدون شک همراهی و تعامل دوستانه با همکاران میتواند بسیار سازنده باشد و روند انجام کار را بهبود بخشد. اما در ارتباطات خود میانه رو باشید و خیلی زیاده روی نکنید. به یاد داشته باشید که بحث روابط دوستانه و کار از هم جداست و در هر فضایی میبایست به اقتضای شرایط و محیط آن رفتار کنید.
نحوه رفتار و صحبت کردن در محیط کار، طرز نگارش ایمیل ها و حضور در جلسات کاری، رفتار حرفه ای شما را نشان میدهد. غیر رسمی بودن در محیط کار ممکن است موجبات ناراحتی برخی از همکاران شما را به وجود بیاورد. بنابراین برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار خیلی با همکاران خود صمیمی نشوید.
بیان کردن انتقادات به طور سازنده
اگر مدیر یک بخش هستید، بدون شک دوست دارید اعضای تیم شما کارها را به نحو احسن انجام دهند. مطمئنا در این پیشنهادات و نظراتی دارید که میتواند در افزایش راندمان کار مؤثر باشد. اما مهمترین نکته نحوه بیان انتقادات است. در ابتدا مطمئن شوید که لحن بیان شما کاملاً سازنده است و هیچ گونه بار احساسی سرزنش آمیزی در آن وجود ندارد. به عنوان مثال در نظر بگیرید که اگر شخصی همان نکته را به شما یادآور شود آیا ناراحت میشوید یا خیر؟
از طرف دیگر برای اینکه بهترین بازخوردها را بگیرید، در کنار انتقادات خود، سیستم پاداش و تشویق را برای افرادی که کار خود را بدون نقص انجام میدهند، در نظر داشته باشید. داشتن این رویکرد کاری باعث ترغیب دیگر کارمندان به انجام کار به شیوه صحیح و بدون ایراد خواهد شد.
قول دادن در مورد کارهایی که از انجام شان مطمئن هستید
همیاری و همکاری با دیگر کارمندان و راه انداختن کار آنها در شرایط خوب است که برای شما دردسر ساز نباشد! اگر قرار است در انجام کاری به همکار خود کمک کنید یا ممکن است وظیفه ای به شما محول شود، ابتدا تمامی جوانب کار را در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که وقت کافی برای انجام آن کار را دارید. گاهی «نه گفتن» بهتر از این است که وجهه خود را خراب کنید بطوریکه دیگران نتوانند به شما اعتماد کنند. به یاد داشته باشید که در تجارت و محل کار اعتبار، اعتماد و احترام به قول اهمیت بسیار بالایی دارد.
احترام گذاشتن به اولویت های ارتباطی دیگران
سلیقه ارتباطی افراد مختلف با یکدیگر فرق دارد. با گسترش ابزارهای ارتباطی، افراد فضای بیشتری برای انتخاب نحوه تعامل با دیگران یافته اند. به عنوان مثال برخی ارتباط از طریق ایمیل را ترجیح میدهند. دسته ای دیگر تمایل دارند پیام های خود را به صورت تلفنی به دیگران منتقل کنند. شبکه های اجتماعی نیز طرفداران خود را دارند. بستری که از طریق آن به راحتی و با کمترین هزینه میتوان با سایر افراد در تعامل بود.
برای تعامل و برقراری ارتباط با همکاران خود، سعی کنید از روشی که مخاطب راحت تر است استفاده نمایید. البته این معنی زیر پا گذاشتن علایق خود نیست. اما در واقع با این کار به او نشان میدهید که برایش ارزش قائل هستید و به او و سلیقه اش احترام میگذارید. به عنوان مثال اگر همکار شما، ارتباط از طریق پیامک را ترجیح میدهد، حتی الامکان با او تماس نگیرید و از شیوه ارسال پیام استفاده کنید.
سخن آخر
به یاد داشته باشید که بهبود مهارت های ارتباطی و برقراری تعامل سازنده با همکاران در محیط کار، یک شبه ممکن نیست. موضوعی است که نیازمند زمان و پایداری در رعایت نکات گفته شده است. اما اگر راهکارهای تعامل مؤثر را به کار بگیرید، مطمئن باشید که نه تنها در مسیر شغلی تان پیشرفت میکنید، بلکه در مسیر توسعه های فردی نیز با موفقیت گام برمیدارید.
پس با خود قرار بگذارید مهارت های ارتباطی را بیاموزید و به آنها عمل کنید. مهارت هایی که میتوانند ضمن ایجاد تعامل سازنده بین شما و همکاران تان، در ارتقاء رتبه شغلی شما نیز نقش به سزایی داشته باشند.
دیدگاهتان را بنویسید